Email theo tên miền là gì? Cách đăng ký Email theo tên miền

Một thiết kế website chuyên nghiệp nào cũng đều không thể thiếu một Email theo tên miền. Đây là thuật ngữ đã không còn xa lạ gì trong giới marketing online. Nó thể hiện tính chuyên nghiệp của một công ty, doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Vậy Email theo domain là gì? Cách đăng ký Email này như thế nào? Hãy theo chân chúng tôi cùng tìm hiểu ngay bây giờ nhé.

Email theo tên miền là gì?

• Email tên miền được hiểu chính là loại email mà hậu tố của nó là địa chỉ website của một doanh nghiệp, một công ty. Khi doanh nghiệp của bạn có hệ thống Email theo tên miền. Thì khách hàng hay các đối tác sẽ ngầm đánh giá công ty bạn là một đơn vị hoạt động chuyên nghiệp, bài bản, có hệ thống.
• Nhìn từ phía đối tác hay khách hàng, thì việc nhận được Email tên miền từ địa chỉ email riêng của công ty sẽ khiến họ cảm thấy tin tưởng, thiện cảm hơn so với khi nhận được email từ một cá nhân sử dụng các địa chỉ email miễn phí hoặc có đuôi là các tên miền của đơn vị cung cấp dịch vụ email.
• Vai trò của Email theo domain còn giúp cho các công ty hay doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý tập trung các email nhân viên. Đồng thời giúp doanh nghiệp có thể phân bổ email về các phòng ban. Tạo sự thống nhất và dễ dàng hơn trong việc thực hiện các giao dịch, hợp tác.

Tại sao kinh doanh không thể thiếu Email theo tên miền?

Email tên miền đa dạng các tính năng

Không như những email thông thường được sử dụng miễn phí hiện nay. Email theo tên miền cung cấp cho người dùng rất nhiều các tính năng hữu dụng. Như những tính năng quản lý hệ thống dễ dàng hơn; tính năng duyệt mail nhanh chóng; tính năng lên lịch công việc cho các phòng ban…Góp phần hỗ trợ tốt nhất cho công việc kinh doanh thuận lợi và dễ dàng hơn. Tạo sự thống nhất và dễ dàng hơn trong việc thực hiện các giao dịch, hợp tác.

Tạo nên sự chuyên nghiệp trong kinh doanh

Sử dụng email theo tên miền giúp bạn tạo sự chuyên nghiệp trong kinh doanh.

Một công ty lớn thường tạo nên sự uy tín từ những việc nhỏ nhất. Ngay với việc tạo ra một Email theo tên miền riêng cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp cho công ty đó. Khi doanh nghiệp của bạn có hệ thống mail theo tên miền riêng. Thì khách hàng hay các đối tác sẽ ngầm đánh giá công ty bạn là một đơn vị hoạt động chuyên nghiệp, bài bản, có hệ thống. Với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân viên ít khoảng dưới 10 người. Thì họ có thể tạo tên miền công ty dựa vào hệ thống mail server miễn phí. Nhưng nếu công ty lớn có số lượng nhân viên nhiều. Thì cần phải có dịch vụ riêng. Một hệ thống Email tên miền thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp. Nhất là khi doanh nghiệp phân công có nhiều nhân viên, phòng ban của công ty sử dụng các email giống nhau. Với cùng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, đối tác sẽ có mong muốn xích lại gần hơn và có mong muốn hợp tác với bạn trong tương lai.

Một ví dụ đơn giản giúp bạn hiểu hơn về email theo tên miền web, giả sử trong trường hợp website của bạn kinh doanh bút viết với domain là www.bodaciouspens.com, như vậy thì bạn có thể tạo những email có chứa tên miền website của bạn ở phía sau theo từng phòng ban và nhân viên như [email protected]  cho nhân viên kinh doanh và [email protected] cho phòng nhân sự.

Đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng

Sử dụng mail theo tên miền chính là cách khẳng định, xây dựng hình ảnh thương hiệu. Một trong những nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu chính là khả năng xuất hiện thường xuyên, đúng lúc. Nó sẽ tác động đến nhận thức khách hàng. Và đương nhiên, họ sẽ nhớ đến hình ảnh cũng như tên gọi của thương hiệu. Trên cơ sở đó, hệ thống Email theo tên miền riêng chính là một phương tiện hữu ích và đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất. Khi khách hàng mở mail và họ sẽ nhớ ngay đến tên trang web và sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang theo đuổi nhờ vào hậu tố tên miền ở phía sau email.

Một công ty bán hosting và thiết kế website tại Hồ Chí Minh đã sử dụng email với đuôi là monamedia, bạn có thể gửi mail yêu cầu dịch vụ thiết kế web hoặc SEO web đến email [email protected] để được hỗ trợ và tư vấn. Với email theo tên miền, khách hàng vừa dễ nhận diện được thương hiệu của bạn vừa thể hiện rõ bạn đang hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghề nào.

Giúp quản lý nhân viên dễ dàng

Chức năng của Email tên miền đa dạng hơn so với những email miễn phí. Trong đó, chức năng quản lý và kiểm tra nhân viên là ưu thế nổi bật nhất. Sử dụng email kết hợp với phần mềm quản lý nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý các địa chỉ mail của nhân viên trong tòn bộ công ty. Hệ thống quản lý công việc nhóm sẽ giúp kiểm soát các thông tin nội bộ đồng thời cũng hạn chế trường hợp giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng, đối tác.

Ngăn chặn hiệu quả email bị rơi vào spam

Ngăn chặn hiệu quả email bị rơi vào spam.

Lợi ích khi sử dụng Email theo domain trong kinh doanh chính là ngăn chặn tối đa tình trạng email bị rơi vào spam. Bởi vì trên thực tế, các email sử dụng tên miền được người ta đánh giá cao và ít bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn so với các email miễn phí. Doanh nghiệp hay công ty của bạn có thể gửi thư với số lượng lớn. Và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng sẽ cao hơn.

Cách đăng ký Email theo tên miền

Thực tế mà nói, việc đăng kí Email theo tên miền không quá khó khăn. Bạn chỉ cần trải qua 8 bước cơ bản dưới đây là đã sở hữu một địa chỉ mail theo tên miền riêng.

Bước 1: Tạo tài khoản email

Để có thể tạo tài khoản Email doanh nghiệp gắn với tên miền. Bạn có thể tạo bằng các trang web miễn phí như live.com, zoho.com. Để có được mail, bạn cần có một tài khoản live. Đây là tài khoản có thể dùng chung với tài khoản Hotmail. Những doanh nghiệp hay công ty đã có hòm thư dạng Hotmail thì không cần phải tạo tài khoản ở bước này nữa. Nếu chưa có thì hãy vào mục “sign up”. Sau đó điền đầy đủ các thông tin hướng dẫn là bạn đã có một tài khoản.

Bước 2: Khởi tạo Domain

Khi đã có tài khoản đã đăng kí ở trên. Bạn hãy đăng nhập vào trang web, click vào nút “sign in”. Đăng nhập vào, nó sẽ hiện ra một bảng. Bạn chỉ cần add domain rồi click vào “continue”.

Bước 3: Xác nhận thông tin

Xác nhận thông tin bạn đã đăng ký.

Khi đã đăng kí, bạn cần xác định lại tất cả các thông tin. Nhưng email bạn tạo và chấp nhận những điều khoản dịch vụ. Ở bước này phải nhập mã Captcha để xác nhận việc đăng kí những tài khoản Email theo tên miền đó.

Bước 4: Tạo các bản ghi MX

Trong bước đăng kí Email tên miền này, bạn truy cập vào cửa sổ Administrator status. Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn một số bản ghi MX để hướng dẫn dịch vụ mail gắn với tên miền. Lúc này, TXT record sẽ xác minh xem bạn đúng là chủ nhân của những Email theo tên domain này hay không. Và bạn cần phải ghi lại những thông tin liên quan để cấu hình DNS. Khi đã có được các thông tin. Bạn vào trang quản trị tên miền của bạn để tạo các bản ghi MX và TXT như trên.

Bước 5: Xác nhận tên miền xong

Bước xác nhận này nghĩa là tên miền đã đăng kí xong. Để biết được bạn đã đăng kí mail theo tên miền thành công hay không thì bạn quay trở lại trang chính của Windows Live Admin và click chuột vào “Refresh”. Nếu nó hiện lên một bảng thông báo tài khoản của bạn đã hoạt động. Thì đồng nghĩa với việc bạn đã có tên miền. Còn ngược lại, bạn phải cần xem xét lại những bước làm trước đó bị lỗi ở chỗ nào và sửa lại.

Bước 6: Tạo accounts và test

Để tạo ra nhiều tài khoản khác nhau, bạn truy cập vào Member accounts để quản lý các danh sách email. Và có thể tạo thêm 1 số Email tên miền tùy theo nhu cầu của bạn. Muốn thêm tài khoản, bạn chỉ cần bấm “add” rồi thêm là xong.

Bước 7: Tạo tên miền thân thiện

Tạo tên miền thân thiện.

Bạn click vào “Custom Addresses rồi click vào “add”. Gõ “mail” để live tạo cho bạn một hướng dẫn cấu hình bản ghi CNAME. Sau đó, bạn vào trang quản trị DNS Email theo tên miền của bạn để tạo thêm 1 bản ghi CNAME với tên mail trỏ đến go.domain.live.com. Khi bạn pingmail.tenmiencuaban.com mà thấy IP đã thay đổi sang IP của Sever của Microsoft là được.

Bước 8: Thiết lập check mail bằng outlook

Bạn đăng nhập vào Email của bạn bằng webmail. Bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng hình bánh rang ở góc bên phải. Bạn click chuột vào đó và thấy xuất hiện 1 menu. Bạn lựa chọn mục “connect devices and apps with pop. Đánh dấu vào mục enable POP, sau đó bấm save là xong.

Thật đơn giản với các bước đăng kí Email theo tên miền đúng không? Nếu muốn làm mới cho gương mặt kinh doanh chuyên nghiệp của mình. Bạn hãy thử đăng kí để sở hữu một email theo tên domain ngay cho mình nhé. Chúc các bạn thành công!